Pour tous vos besoins en archivage physique et électronique
Bienvenue chez SOMADA-SARL
Chez SOMADA, nous comprenons l'importance de la gestion efficace et sécurisée de vos documents et fichiers, qu'ils soient au format physique ou électronique. Nous sommes là pour vous offrir des solutions d'archivage complètes, adaptées à vos besoins spécifiques.
Notre entreprise se spécialise dans deux domaines clés de l'archivage :
- Archivage physique : Nous offrons des services de stockage sécurisé de vos documents papier, assurant leur préservation à long terme. Nos installations sont conçues pour garantir des conditions optimales, avec des mesures de sécurité rigoureuses, y compris un accès restreint, une surveillance vidéo et des contrôles d’incendie. De plus, nous proposons une indexation et une organisation méticuleuses de vos archives physiques, facilitant la recherche et la récupération rapides des documents dont vous avez besoin.
- Archivage électronique : Avec l’essor de la technologie numérique, la gestion des documents électroniques est essentielle pour de nombreuses entreprises. Nous vous offrons des solutions d’archivage électronique complètes, incluant la conversion de documents papier en formats numériques, le stockage sécurisé des fichiers numériques, ainsi que des fonctionnalités avancées de recherche et de récupération. Nous mettons également l’accent sur la sécurité des données, en mettant en œuvre des protocoles stricts pour assurer la confidentialité et l’intégrité de vos informations sensibles.
Société malienne d’archivage
SOMADA Sarl est une société d’expertise, la société malienne d’archivage est un prestataire de service au Mali dans les domaines de l’archivage physique, la gestion électronique des documents (GED), le transfert et déménagements de fonds, le traitement des déchets, l’accompagnement et la formation.
Spécialiste de l’ingénierie documentaire, la SOMADA conçoit et met en œuvre des solutions logicielles performantes, globales et évolutives de gestion des documents et archives physiques et numériques.
En plus des investissements réguliers dans les infrastructures et les équipements, la société SOMADA mène également une politique rigoureuse en matière de recrutement et de formation de ses équipes. Ainsi, des spécialistes et des experts aux compétences approuvées dans les domaines de l’archivage physique et électronique, du records management, de l’informatique et des technologies de l’information sont constamment au service des clients de la société SOMADA afin de concevoir et réaliser les solutions les plus appropriées à la problématique de chacun.
La sélection des documents
Cette phase de sélection des documents va se référer à un travail documentaire classique qui consiste à dresser une typologie des documents.
Ces documents sont identifiés en fonction de leur qualité, de leur nature et surtout de leur fréquence de consultation.
La numérisation des documents
Elle est l’étape ou on procède à la dématérialisation de données physiques. Il s’agit de transformer à l’aide d’un scanner, un document papier en une image numérisée.
Ainsi, l’ordinateur gère chaque page du document comme un fichier graphique un et indivisible qu’il suffit de mémoriser sous un format image, TIFF, BITMAP, PDF ou autres …
L’indexation des documents
L’indexation permet de conférer à la recherche documentaire son degré de pertinence. Car la consultation d’une base de données mal indexées peut bien donner trop de réponses non pertinentes ou à une réponse incomplète dépourvue du document réellement significatif.
Le stockage des documents
Les documents sélectionnés dans le cadre de la numérisation sont ensuite stockés sur un ou plusieurs supports optiques selon le volume d’information à stocker et la façon dont on veut atteindre et diffuser l’information.
OBJECTIFS SPECIFIQUES
La conception et la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique permettront d’atteindre plusieurs objectifs qui sont entre autres :
- Assurer la disponibilité des informations stratégiques nécessaires à la continuité des activités ;
- Réduire les délais de recherche des documents et le cout de la gestion ;
- Améliorer la qualité de l’accès aux informations par l’utilisation de l’outil informatique en fonction du niveau d’accréditation ;
- Assurer la communication des informations aux décideurs en temps réel et dans des conditions sécurisées ;
- Procéder à l’archivage instantané ou a l’élimination des documents périmés ;
- Faciliter le repérage des documents par des moyens électroniques de recherche ;
- Elaborer des politiques et des procédures de gestion des archives conformes aux normes de qualité en vigueur ;
- Assurer la formation des utilisateurs par un changement de comportements et une adaptation rapide ;
- Affecter les locaux, libérés les archives à d’autres usages ;
- Offrir au personnel de nouvelles conditions de travail satisfaisantes ;
- Accroitre l’efficacité du service et améliorer le rendement.
L’archivage est depuis toujours une notion clé dans la gestion de l’information au sein de l’administration. En effet, en conservant l’information à long et moyen terme, l’archivage permet d’assurer la continuité des activités par son exploitation ultérieure.
C’est pourquoi aujourd’hui, la tendance d’informatiser l’archivage amène les administrations à remplacer le système d’archivage manuel par le système d’Archivage Electronique (SAE) plus efficace et plus performant, ou à les faire cohabités.