Archivage électronique

L'archivage électronique commence dès la création des documents et permet à l'organisation productrice de l'information de les exploiter pour toute la durée de leur cycle de vie. C'est un processus qui fait appel à de multiples domaines de la gouvernance de l'information :

• Conversion de documents physiques en formats électroniques

La conversion de documents physiques en formats électroniques est une étape importante de l’archivage électronique. Voici quelques points clés à considérer :

Choix de la méthode de conversion : Il existe différentes méthodes pour convertir des documents physiques en formats électroniques. Cela peut inclure la numérisation des documents à l’aide de scanners, la capture d’images à l’aide de smartphones ou d’appareils photo, ou l’utilisation de services de conversion externalisés.
Sélection des documents à convertir : Identifiez les documents physiques qui doivent être convertis en formats électroniques. Cela peut inclure des documents essentiels, des dossiers clients, des contrats, des factures ou tout autre document qui nécessite une conservation électronique.
Préparation des documents : Avant de procéder à la numérisation, assurez-vous que les documents sont en bon état et prêts à être convertis. Retirez les agrafes, les trombones ou tout autre élément pouvant interférer avec le processus de numérisation.
Choix des formats de fichiers : Sélectionnez les formats de fichiers appropriés pour la conversion. Les formats courants incluent PDF (Portable Document Format), TIFF (Tagged Image File Format) ou JPEG (Joint Photographic Experts Group). Choisissez le format qui répond le mieux à vos besoins en termes de qualité d’image, de taille de fichier et de compatibilité.
Numérisation et capture d’images : Utilisez un scanner de qualité pour numériser les documents physiques et les convertir en images électroniques. Veillez à ce que la numérisation soit réalisée avec une résolution adéquate pour garantir une bonne lisibilité des documents électroniques.
Indexation des documents convertis : Une fois les documents convertis en formats électroniques, il est important de les indexer pour une recherche et une récupération ultérieures plus faciles. Ajoutez des métadonnées telles que le titre du document, la date, le numéro de référence ou tout autre élément pertinent pour faciliter la recherche.
Gestion des fichiers électroniques : Développez une structure de gestion des fichiers électroniques pour organiser les documents convertis. Utilisez des dossiers et des sous-dossiers logiques pour classer les documents selon leur type, leur date, leur client ou tout autre critère pertinent.
Vérification de la qualité : Assurez-vous de vérifier la qualité des documents convertis pour vous assurer qu’ils sont lisibles et qu’ils correspondent fidèlement aux originaux. Effectuez des contrôles de qualité réguliers pour éviter les erreurs ou les documents illisibles.
Conservation des documents physiques originaux : Après la conversion des documents en formats électroniques, décidez si vous devez conserver les documents physiques originaux ou si vous pouvez les détruire de manière sécurisée, en respectant les réglementations en vigueur.

La conversion de documents physiques en formats électroniques permet de réduire la dépendance aux supports physiques, d’améliorer l’accessibilité et la recherche des documents, et de faciliter la collaboration et le partage d’informations au sein de l’entreprise.

• Stockage et sauvegarde sécurisés des fichiers numériques

Le stockage et la sauvegarde sécurisés des fichiers numériques sont des éléments cruciaux de l’archivage électronique. Voici quelques points importants à considérer :

Choix d’une solution de stockage sécurisée : Sélectionnez une solution de stockage fiable et sécurisée pour vos fichiers numériques. Cela peut inclure l’utilisation de serveurs locaux, de services de stockage cloud sécurisés ou une combinaison des deux. Assurez-vous que la solution choisie offre des mesures de sécurité telles que le chiffrement des données, l’authentification multi-facteurs et la sauvegarde régulière des données.
Structuration et organisation des fichiers : Établissez une structure de dossiers logique pour organiser vos fichiers numériques. Utilisez des dossiers et des sous-dossiers pour classer les fichiers en fonction de leur catégorie, de leur date, de leur client ou de tout autre critère pertinent. Cela facilite la recherche et la récupération des fichiers lorsque nécessaire.
Gestion des autorisations d’accès : Définissez des autorisations d’accès appropriées pour vos fichiers numériques. Accordez des droits d’accès spécifiques aux employés ou aux utilisateurs autorisés en fonction de leurs rôles et de leurs responsabilités. Restreignez l’accès aux fichiers sensibles pour garantir la confidentialité des informations.
Chiffrement des fichiers : Utilisez le chiffrement des fichiers pour renforcer la sécurité des données sensibles. Le chiffrement protège les fichiers en les rendant illisibles sans la clé de déchiffrement appropriée, ce qui ajoute une couche supplémentaire de protection en cas d’accès non autorisé.
Sauvegarde régulière des fichiers : Mettez en place des stratégies de sauvegarde régulières pour vos fichiers numériques. Effectuez des sauvegardes automatiques et planifiées pour éviter la perte de données en cas de défaillance du système, de panne matérielle ou de sinistre. Stockez les sauvegardes dans des emplacements sécurisés distincts pour assurer une redondance et une récupération des données efficaces.
Contrôle des versions : Maintenez un contrôle des versions de vos fichiers numériques. Enregistrez les modifications apportées aux fichiers et conservez les différentes versions pour référence future. Cela permet de suivre l’évolution des documents et de revenir à des versions antérieures si nécessaire.
Surveillance de la sécurité : Mettez en place des mesures de surveillance de la sécurité pour détecter les activités suspectes ou les violations potentielles. Utilisez des outils de détection des intrusions, des journaux d’audit et des systèmes de surveillance des fichiers pour maintenir la sécurité de vos données archivées.
Plan de continuité des activités : Élaborez un plan de continuité des activités qui inclut des mesures pour la récupération des données en cas de catastrophe ou d’incident majeur. Assurez-vous d’avoir des procédures documentées pour restaurer les fichiers à partir des sauvegardes et pour minimiser les temps d’arrêt.
Respect des réglementations en matière de confidentialité et de protection

des données : Assurez-vous de respecter les réglementations applicables en matière de confidentialité et de protection des données, telles que le RGPD (Règlement général sur la protection des données) dans l’Union européenne. Gardez à l’esprit les exigences spécifiques concernant la conservation, le stockage et la sécurité des données personnelles.

En mettant en œuvre des mesures de stockage et de sauvegarde sécurisées, vous garantissez l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité de vos fichiers numériques archivés, ce qui est essentiel pour maintenir la sécurité des données et la continuité des activités de votre entreprise.

• Gestion des droits d'accès et des autorisations

La gestion des droits d’accès et des autorisations est un élément clé de l’archivage électronique. Voici quelques points importants à considérer :

Identification des utilisateurs et des rôles : Identifiez les différents utilisateurs et les rôles au sein de votre organisation. Cela peut inclure des employés, des gestionnaires, des administrateurs et d’autres parties prenantes qui nécessitent un accès aux archives électroniques.
Attribution des droits d’accès : Accordez des droits d’accès spécifiques en fonction des rôles et des responsabilités des utilisateurs. Déterminez qui a besoin d’accéder à quelles informations et quelles actions ils sont autorisés à effectuer, tels que la consultation, la modification, la suppression ou le partage des fichiers.
Classification des niveaux de sécurité : Classifiez vos données en fonction de leur sensibilité et de leur confidentialité. Définissez différents niveaux de sécurité pour les fichiers en fonction de leur classification, par exemple, public, interne ou confidentiel. Cela vous permettra de contrôler plus précisément l’accès aux informations sensibles.
Contrôle des autorisations : Utilisez des outils de gestion des droits d’accès pour contrôler les autorisations des utilisateurs. Ces outils permettent de définir des autorisations granulaires en spécifiant les dossiers, les fichiers et les actions autorisées pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs.
Authentification multi-facteurs : Mettez en place une authentification multi-facteurs pour renforcer la sécurité de l’accès aux archives électroniques. Cela peut inclure l’utilisation de mots de passe forts, de codes de vérification envoyés par SMS ou d’authentification biométrique telle que la reconnaissance d’empreintes digitales.
Audit des activités : Mettez en place un système d’audit pour enregistrer les activités des utilisateurs, telles que les connexions, les accès aux fichiers et les modifications apportées. Cela permet de garder une trace des actions effectuées et de détecter toute activité suspecte ou non autorisée.
Révision périodique des autorisations : Effectuez régulièrement une révision des autorisations pour vous assurer que les utilisateurs disposent des droits d’accès appropriés. Revoyez les autorisations en fonction des changements de rôles, des départs d’employés ou des modifications de politique de sécurité.
Sensibilisation à la sécurité : Sensibilisez les utilisateurs à l’importance de la sécurité des archives électroniques. Fournissez des formations sur les bonnes pratiques en matière de gestion des mots de passe, de protection des données sensibles et de partage sécurisé des fichiers.
Contrôle des tiers : Si vous partagez des archives électroniques avec des tiers, tels que des clients ou des partenaires, assurez-vous de contrôler leurs droits d’accès et leurs autorisations. Utilisez des contrats et des accords pour établir les règles de partage et de confidentialité des données.

La gestion efficace des droits d’accès et des autorisations garantit que seules les personnes autorisées ont accès aux archives électroniques et aux informations sensibles. Cela réduit les risques de fuites de données, renforce la confidentialité

et protège l’intégrité de vos documents archivés.

• Recherche et récupération rapides des documents électroniques

La recherche et la récupération rapides des documents électroniques sont des avantages essentiels de l’archivage électronique. Voici quelques éléments importants à considérer :

Indexation et métadonnées : Assurez-vous d’indexer correctement vos documents électroniques en leur attribuant des métadonnées pertinentes. Les métadonnées peuvent inclure le titre du document, la date, l’auteur, les mots-clés et toute autre information utile pour la recherche ultérieure. L’indexation appropriée facilite la recherche et la récupération des documents.
Système de gestion des documents (DMS) : Utilisez un système de gestion des documents qui vous permet de stocker, organiser et rechercher efficacement vos documents électroniques. Un DMS bien conçu offre des fonctionnalités de recherche avancée, telles que la recherche plein texte, la recherche par mots-clés et la recherche dans les métadonnées, ce qui facilite la récupération rapide des documents.
Utilisation de balises et de catégories : Utilisez des balises et des catégories pour organiser vos documents électroniques. Cela permet de regrouper les documents similaires et de les retrouver plus facilement lors des recherches ultérieures. Les balises et les catégories peuvent être définies en fonction du contenu, du type de document, du projet ou de tout autre critère pertinent.
Recherche avancée : Familiarisez-vous avec les fonctionnalités de recherche avancée de votre système de gestion des documents. Utilisez des opérateurs de recherche tels que les guillemets pour des recherches exactes, les opérateurs booléens (ET, OU, SAUF) pour affiner les résultats, et les filtres pour limiter la recherche à des critères spécifiques, comme la date ou l’auteur.
Accès rapide aux documents récents : Assurez-vous que votre système de gestion des documents permet un accès rapide aux documents récemment ajoutés ou modifiés. Cela facilite la récupération des documents les plus pertinents et les plus récents pour les tâches en cours.
Versioning des documents : Si vous effectuez des modifications fréquentes sur vos documents électroniques, utilisez la fonction de versioning pour conserver un historique des différentes versions. Cela vous permet de retrouver rapidement des versions antérieures en cas de besoin.
Technologie de recherche en texte intégral : Utilisez une technologie de recherche en texte intégral qui examine le contenu des documents pour trouver des correspondances. Cela inclut la recherche de mots-clés, de phrases, voire même la recherche de documents similaires basée sur le contenu.
Intégration avec d’autres outils : Assurez-vous que votre système de gestion des documents peut être intégré à d’autres outils ou logiciels que vous utilisez au quotidien. Cela peut inclure des intégrations avec des clients de messagerie, des applications de productivité ou des plateformes de collaboration, ce qui facilite l’accès et la recherche des documents directement depuis ces outils.
Formation et sensibilisation des utilisateurs : Fournissez une formation appropriée aux utilisateurs sur l’utilisation du système de gestion des documents et des fonctionnalités de recherche. Sensibilisez-les aux bonnes pratiques de recherche et encouragez l’utilisation efficace des fonctionnalités de recherche pour une récupération rapide des documents électroniques.

En mettant en place des méthodes efficaces de recherche et de récupération des documents électroniques, vous gagnez en productivité et en efficacité, en évitant de perdre du temps à chercher des informations importantes.

DESCRIPTION DES OPERATIONS

1. Analyse de l’existant

Il s’agit de faire une investigation pour établir l’état des lieux sur le plan archivistique, documentaire, juridique, institutionnel, organisationnel, matériel et informatique.

2. Traitement des archives physiques

Cette opération consistera à effectuer un inventaire des archives en vue d’évaluer le volume et la typologie des documents archives ainsi que l’état de conservation.

3. Conception du système

Une fois le diagnostic établit, les ingénieurs de la société SOMADA s’attèleront à élaborer un logiciel de gestion électronique des documents.

A partir de cet outil, s’en suivra la mise en œuvre du système dans ses grands axes avec un plan de réalisation opérationnel déterminant de façon détaillée, l’enchainement des processus et le déroulement des activités.