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Archivage physique

L’archivage physique offre une solution fiable pour le stockage sécurisé des documents physiques, en veillant à leur préservation et à leur sécurité à long terme.

La conversion de documents physiques en formats électroniques est une étape importante de l’archivage électronique. La conversion de documents physiques en formats électroniques permet de réduire la dépendance aux supports physiques, d’améliorer l’accessibilité et la recherche des documents, et de faciliter la collaboration et le partage d’informations au sein de l’entreprise.

Solution hybride

Solutions d'archivage hybrides (physique et électronique) pour une flexibilité maximale

Les solutions d’archivage hybrides, qui combinent des éléments d’archivage physique et électronique, offrent une grande flexibilité aux entreprises. Elles peuvent bénéficier de l’efficacité et de la rapidité de l’archivage électronique, tout en conservant des archives physiques pour les documents nécessitant une conservation à long terme ou pour lesquels il est obligatoire de conserver une version papier.

Ces solutions permettent aux entreprises de choisir les documents à archiver sous forme physique et ceux à conserver sous forme électronique, en fonction de leur valeur et de leur utilisation. Elles peuvent également profiter des avantages de l’indexation électronique pour organiser et rechercher rapidement les documents, tout en ayant accès aux documents papier lorsqu’ils sont nécessaires.

L’archivage hybride peut également être utile pour les entreprises en transition vers un environnement de travail numérique, leur permettant de conserver des archives physiques existantes tout en commençant à numériser les nouveaux documents entrants.

En fin de compte, l’archivage hybride offre une grande flexibilité aux entreprises, leur permettant de tirer parti des avantages de l’archivage physique et électronique, tout en s’adaptant aux besoins de leur entreprise et de leurs clients.

Avantages de l'archivage physique :

Conservation des documents originaux : L’archivage physique permet de conserver les documents originaux tels qu’ils ont été créés, ce qui peut être nécessaire dans certains cas légaux ou historiques.
Facilité d’accès pour certains documents : Pour certains types de documents, notamment ceux qui nécessitent une signature manuscrite, l’archivage physique permet un accès plus facile et immédiat.
Rétention à long terme : Les documents physiques peuvent être stockés dans des conditions appropriées pour garantir leur préservation à long terme, sans risque de perte de données électroniques ou de problèmes de compatibilité des formats de fichiers.
Confidentialité et sécurité : Les documents physiques peuvent être stockés dans des installations sécurisées avec des contrôles d’accès stricts, des caméras de surveillance et des mesures de protection contre les incendies, offrant ainsi une sécurité et une confidentialité accrues.

Avantages de l'archivage électronique :

Gain d’espace physique : L’archivage électronique élimine le besoin d’espace de stockage physique, ce qui permet de libérer de l’espace précieux dans les locaux de l’entreprise.
Accessibilité et recherche facile : Les documents électroniques peuvent être rapidement recherchés et récupérés grâce à des fonctionnalités de recherche avancées, ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité opérationnelle.
Partage et collaboration simplifiés : Les documents électroniques peuvent être facilement partagés et collaborés avec d’autres membres de l’équipe, même à distance, ce qui favorise la collaboration et la productivité.
Sauvegarde et récupération des données : Les documents électroniques peuvent être sauvegardés régulièrement et protégés contre les pertes accidentelles ou les catastrophes, permettant ainsi une récupération plus facile en cas de besoin.
Gestion des autorisations et de la confidentialité : Les systèmes d’archivage électronique offrent des fonctionnalités avancées de gestion des droits d’accès et de confidentialité, permettant de contrôler qui peut accéder aux documents et quelles actions peuvent être effectuées.

Il est important de noter que l’archivage physique et électronique peuvent être complémentaires. Certaines entreprises optent pour une approche hybride, en utilisant à la fois l’archivage physique et électronique en fonction des types de documents et des besoins spécifiques.