Ces services de numérisation en masse peuvent aider les entreprises à accélérer leur transition vers un environnement de travail numérique, en optimisant l’accessibilité, la recherche et la gestion des documents tout en réduisant les coûts liés à l’archivage physique.
Services de numérisation en masse pour les entreprises en transition vers le numérique
En tant qu'entreprise d'archivage physique et électronique, vous proposons des services de numérisation en masse pour aider les entreprises en transition vers le numérique. Voici comment vous pouvez structurer ces services sont structurés:
1. Évaluation des besoins :
Nous évaluons les besoins spécifiques de l’entreprise en matière de numérisation. Identifions les types de documents à numériser, la quantité de documents, les formats de sortie souhaités, les délais et les exigences de qualité.
2. Préparation des documents :
Nous aidons les entreprises à préparer leurs documents physiques pour la numérisation. Cela peut inclure l’élimination des agrafes, des trombones et des reliures, le tri des documents par catégorie, la préparation des couvertures et la vérification de l’intégrité des documents.
3. Numérisation en masse :
Nous utilisons des équipements de numérisation performants pour numériser rapidement et efficacement les documents en masse. Nous utilisons des scanners à grande vitesse et des technologies de numérisation en lot pour accélérer le processus.
4. Contrôle qualité :
Nous nous assurons de la mise en place des processus de contrôle qualité rigoureux pour garantir la précision et la lisibilité des documents numérisés. Nous effectons des vérifications périodiques pour détecter les erreurs de numérisation et appliquons des techniques d’amélioration de l’image si nécessaire.
5. Conversion des formats :
Nous proposons des services de conversion des formats pour répondre aux besoins spécifiques des clients. Cela peut inclure la conversion des documents numérisés en formats tels que PDF, PDF/A, TIFF, JPEG, ou tout autre format requis par l’entreprise.
6. OCR et indexation :
Nous utilisons la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour convertir les documents numérisés en texte modifiable et interrogeable. Cela permet aux entreprises de rechercher et d’accéder facilement aux informations contenues dans les documents numérisés. Effectuez également une indexation des documents pour faciliter la recherche et la récupération ultérieure.
7. Gestion des métadonnées :
Nous proposons des services de gestion des métadonnées pour associer des informations supplémentaires aux documents numérisés. Cela peut inclure l’ajout de métadonnées telles que le titre du document, la date, l’auteur, les mots-clés et toute autre information pertinente pour faciliter la recherche et l’organisation des documents numérisés.
8. Stockage sécurisé des fichiers numériques :
Nous offrons des options de stockage sécurisé des fichiers numériques numérisés. Nous proposons des services d’hébergement cloud sécurisé ou aider les entreprises à mettre en place leur propre infrastructure de stockage numérique.
9. Formation et transition :
Nous fournissons une formation aux employés de l’entreprise sur l’utilisation des documents numérisés et la transition vers un environnement de travail numérique. Cela peut inclure la formation sur les outils de gestion des documents électroniques, la recherche de documents numérisés et les bonnes pratiques pour maintenir l’efficacité de la transition numérique.
10. Services de destruction sécurisée des documents physiques :
Nous proposons des services de destruction sécurisée des documents physiques après la numérisation, tout en respectant les normes de sécurité et de confidentialité en vigueur lors de la destruction des documents.